メール伝わる        毎日使うビジネスメール。 当たり前のように書いているが、要件が相手に伝わらず、ミスやトレブルに発展することがある。         ミスで時に多かったのがファイルの添付忘れ。 ビジネスメール教育を手がけるアイ・コミュニケーションの平野社長は 「添付忘れを完全に防ぐ方法は無い。添付したことを本文に書く癖をつけ、相手に気づいてもらう」 と。        用件が伝わりづらくなる長すぎる文章は避けたい。 最近はスマートフォンでメールを確認する人も多く、一読してすっと頭に入る簡潔さが求められる。 1つの文章を短くし、箇条書きや改行して行間を作りメリハリをつける。         そして 「メールを 『送った』 = 『伝わった』 ではないと肝に銘じる」 こと。 受信者側に立ち、理解できる内容かどうか、送信前にきちんと確認しよう。         メールが普及し、書き方は身についていると思い込んでいる人は多い。 だが、日本電信電話ユーザー協会の吉川さんは 「若い人ほどきちんとしたメールの書き方を知らない」 と指摘する。 携帯メールや 「LINE」 など短文のやり取りが多いためだ。         最近は返信が遅いことにいらだつ人も増え、アイ・コミュニケーションの調査では 「24時間以内の返信を希望する人が8割以上」 直ぐに詳細な返信ができない場合は 「後ほどお返事します」 などとひとまず返信する方が多い。 メールマナーも事はと同様、変わりつつある。        メールの注意点ランキングは、    第1位 「添付ファイルが大きい」    メールや写真や文章などを添付する場合、容量が大きすぎると相手にメール自体が届かないことがある。 スマートフォンで撮った写真なども容量が大きいので注意。        第2位 「テキスト形式で送信」    メールには大きく2つの送信方法がある。 1つがテキスト形式といって文字だけが送れる。 もう1つがHTML形式で画像を添付したり文字の大きさや色などを自由に変えたりできるがこの形式に対応しないソフトもある。 無意識にメールを送っている人が多いが、メール画面で確認し、初めて送信する相手にはテキスト形式を選ぶと良い。        第3位 「アドレスが違う」    当然だがメールアドレスを間違えると相手に届かない。 場合によっては、似たアドレスの人に届いてしまうこともあるので、取り扱いには注意が必要だ。 送る前に必ず確認する。        第4位 「添付ファイルを忘れる」    「メールの本文で画像を添付したことを書いたのに、実際につけるのを忘れてしまった」。 アイ・コミュニケーションの調査では、メールの失敗で1番の多かったのが添付ファイルの付け忘れで、調査対象の7割が過去1年間で経験した。        第5位 「『重要』を乱発」    多くのメールソフトには、「重要度」 を指定する機能がある。 重要度を 「高」 にすると、相手に届いたときに 「!」 マークなどがつく。        第6位 「先方に社名がない」    ビジネスメールでは、基本的に相手の社名をきちんと書く。 例えば日経コーポレーションの田中太郎社長に出す場合は、「日経コーポレーション社長」 と書き、改行して出だしをそろえて 「田中太郎様」 と書く。        第7位 「時候の挨拶が長い」    手紙の場合は時候の挨拶から始めるのが基本的なマナーと言われるが、ビジネスメールの場合は簡素に用件を伝えるのがベスト。        第8位 「CCで送った人の名前が文中にない」    「CC」 は参考までに送りたい相手がいる場合に使う。 メール本文には送信した相手の名前も書く。 「日経コーポレーション社長 田中太郎様 (CC 営業本部 佐藤次郎様)、「営業本部 佐藤次郎様にもCCで送りしています」 など。        第9位 「特殊記号を使っている」    パソコンの基本ソフトによっては、メールの文字が正しく表示されないことがある。         第10位 「改行が少ない」    大切なのは、用件を簡素に伝えること。 1行は長くても30文字程度で改行するとよい。 用件を箇条書きにしたほうが読んだときにポイントがつかみやすい為だ。         ビジネスメールの注意点でした。 (NIKKEIプラス1より)         ツイートこの記事をつぶやく